Email selain berguna buat aktivitas surat menyurat elektronik, juga sangat berguna untuk mengirimkan berbagai macam file dalam bentuk dokumen dengan mudah. Bukan hanya pengguna kantoran saja yang memakai email, tetapi juga mahasiswa dan pelajar. Ini artinya, kamu tidak hanya bisa melakukan cara membuat lamaran kerja lewat email saja tapi juga bisa coba cara mengirim tugas lewat email.
Sebetulnya untuk mengirimkan tugas via email sangat mudah dilakukan. Sebab email sendiri tak memiliki terlalu banyak pengaturan. Apalagi semua tools atau fitur yang ada di email juga sangat jelas. Artinya dapat dipahami oleh orang awam sekalipun.
Namun jangan khawatir, bagi kamu yang memang belum sama sekali paham tentang cara mengirim tugas lewat email, kami bakal membagikan ulasannya di sini!
Daftar Isi
Cara Mengirim Tugas Lewat Email
Kamu yang punya tugas dari guru atau dosen jangan khawatir. Pengiriman tugas lewat email sangat praktis dilakukan, dan tak memerlukan waktu yang lama dalam pengirimannya. Jadi, baik dosen maupun guru bakal langsung mengeceknya asalkan memenuhi beberapa prosedur di bawah ini :
1. Mengirim Tugas Lewat Email Sesuai Format dan Syarat
Pastikan dulu tugas yang harus kamu kerjakan sudah sesuai format dan syarat yang diminta. Contohnya saja, jika pemberi tugas memintamu menyelesaikan tugas berbentuk file tertentu, misalnya PDF, Power Point, atau Word, sebaiknya simpan file tugas sesuai format yang diminta.
Selain itu, pastikan juga bahwa tugas yang kamu buat sudah rapi, lengkap, dan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran sesuai ketentuan. Jangan lupa untuk mencantumkan nama, nomor induk, kelas, mata kuliah, atau informasi lain yang relevan di bagian awal atau akhir tugas.
2. Buka Email Pribadi
Sebagai catatan sebelumnya, pastikan kamu punya email pribadi dengan nama akun yang formal atau menggunakan nama asli kamu sendiri. Hal ini memudahkan para pemberi tugas untuk memeriksa hasil kerjamu lewat email
Gunakan nama asli sebagai akun email pribadi. Hindari menggunakan nama panggilan, julukan, hobi, atau hal-hal yang tidak berhubungan dengan identitas.
Jika belum memiliki email pribadi yang profesional dan sopan, sebaiknya buatlah email baru yang di khususkan untuk keperluan akademik atau pekerjaan.
3. Isi Email Tujuan
Lakukan langkah-langkah berikut buat isi email tujuan dalam cara mengirimkan tugas lewat email :
- Setelah membuka email pribadi, klik tombol “Tulis” atau “Compose” untuk mulai membuat pesan baru.
- Di bagian “Kepada” atau “To”, isilah dengan alamat email tujuan yang akan menerima tugas kamu.
- Pastikan bahwa alamat email tujuan sudah sesuai untuk menghindari gagal kirim.
- Jika ada lebih dari satu alamat email tujuan, pisahkanlah dengan menggunakan koma. Jika perlu, kamu bisa menambahkan alamat email lain di bagian “Cc” atau “Bcc”. “Cc” berarti “carbon copy”, yaitu alamat email lain yang akan menerima salinan dari pesan yang kamu kirimkan. Sedangkan “Bcc” atau b yaitu alamat email lain yang juga akan menerima salinan dari pesan yang kamu kirimkan tanpa diketahui oleh alamat email tujuan atau “Cc”.
4. Isi Judul Email (Jangan Lupa)
Tahapan-tahapan pengisian judul email yang bisa kamu coba, antara lain :
- Di bagian “Subjek” atau “Subject”, isilah dengan judul email yang jelas dan informatif.
- Judul email merupakan bagian pertama yang akan dilihat oleh penerima ketika mereka membuka kotak masuk mereka. Dengan demikian, maka judul email harus bisa memberi gambaran tentang isi pesan yang akan kamu kirimkan sesuai tujuannya.
- Contohnya, jika kamu akan mengirimkan tugas mata kuliah Bahasa Indonesia tentang resensi novel, judul email yang tepa yaitu “Bahasa Indonesia – Resensi Novel Laskar Pelangi – Budi Santoso”. Penting untuk tidak menggunakan judul email yang terlalu singkat, terlalu panjang, tidak jelas, atau bahkan tidak sopan.
5. Isi Badan Email
Cara mengirim tugas lewat email selanjutnya yaitu mengisi badan email. Di bagian “Isi” atau “Body”, isilah dengan konten email yang sopan dan sesuai dengan etika tata bahasa.
Isi email adalah hal utama yang akan dibaca oleh penerima setelah mereka membuka pesan yang kamu kirimkan. Oleh karena itu, isi email harus menjelaskan tentang apa yang menjadi tujuan kamu.
Jika kamu ingin mengirim tugas mata kuliah Bahasa Indonesia tentang resensi novel misalnya. Silakan isi email mulai dari salam pembuka, perkenalan diri, penjelasan tentang tugas yang dikirimkan, permintaan maaf atau terima kasih jika diperlukan, dan penutup. Contohnya seperti dibawah ini:
Yth. Bapak/Ibu Dosen Pengampu Mata Kuliah Bahasa Indonesia,
Salam sejahtera,
Perkenalkan, nama Saya Budi Sobari, mahasiswa semester 3 jurusan Sastra Indonesia. Melalui email ini, Saya ingin mengirimkan tugas mata kuliah Bahasa Indonesia yang berisi resensi novel Laskar Pelangi karya Andrea Hirata.
Tugas ini sudah Saya kerjakan sesuai dengan ketentuan yang telah Bapak/Ibu berikan. Tugs sudah Saya lampirkan dalam bentuk WORD dengan nama “Resensi Novel Laskar Pelangi – Budi Sobari.docx”.
Mohon maaf jika ada kesalahan atau kekurangan dalam tugas ini. Saya sangat mengharapkan saran dan kritik dari Bapak/Ibu untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Terima kasih atas perhatian dan bimbingan Bapak/Ibu Dosen pengampu.
Hormat Saya,
Bandi Sobari
6. Lampirkan File
Setelah mengisi email, langkah selanjutnya yaitu melampirkan file tugas yang ingin kamu kirimkan. File tugas bisa berupa apa saja sesuai yang dipersyaratkan. Ada dua cara untuk melampirkan file dalam email, yaitu:
- Ukuran Kecil
Jika file tugas berukuran kecil kurang dari 25 MB, kamu bisa melampirkannya secara langsung dalam email. Caranya cukup klik tombol “Lampirkan” atau “Attach” yang berbentuk ikon penjepit kertas di bagian bawah kotak pesan. Selanjutnya cari file tugas yang ingin kamu lampirkan dan klik “Buka” atau “Open”.
- Ukuran Besar
Jika file tugas berukuran besar lebih dari 25 MB, kamu tidak bisa melampirkannya secara langsung dalam email. Salah satu caranya yaitu harus menggunakan layanan penyimpanan online seperti Google Drive, Dropbox, MediaFire, atau lainnya untuk mengunggah file tugas yang akan kamu lampirkan.
7. Cek File Terlebih Dahulu Sebelum Pengiriman
Cara mengirim tugas lewat email selanjutnya, pastikan sebelum kirim untuk memeriksa kembali file yang telah kamu lampirkan.
Ingat, fila tugasnya harus sudah benar-benar terlampir atau terunggah dengan benar dan bisa dibuka oleh penerima. Jika ada kesalahan atau masalah dalam file tersebut, bisa segera diperbaiki atau mengganti dengan file yang baru.
8. Kirim Email
Setelah semua langkah di atas sudah dilakukan dengan baik dan benar, langkah terakhir adalah mengirim email tersebut. Caranya dengan klik tombol “Kirim” atau “Send” yang berada di bagian bawah kotak pesan. Tunggu hingga muncul notifikasi yang memberitahukan bahwa email telah berhasil dikirim.
9. Pastikan Email Sudah Terkirim
Langkah cara mengirim tugas lewat email selanjutnya, guna memastikan bahwa email sudah terkirim dengan baik, kamu bisa cek folder “Terkirim” atau “Sent” yang ada di akun email milikmu.
Di folder ini bisa melihat daftar email-email yang telah kamu kirim sebelumnya, termasuk email yang baru saja kamu kirim.
10. Tunggu Balasan
Setelah memastikan bahwa email sudah terkirim dengan benar, langkah terakhir yaitu tinggal menunggu balasan dari penerima. Balasan ini bisa berupa konfirmasi penerimaan, penilaian, koreksi, saran, atau hal lainnya yang berkaitan dengan tugas yang kamu kirimkan.
Nah, sebetulnya sangat mudah cara mengirim tugas lewat email yang bisa kamu praktekkan di atas. Pastikan semua langkah di atas kamu lakukan dengan baik agar pemberi tugas bisa memahami isi email yang kamu kirim!
