Mungkin banyak yang mengabaikan, tapi faktanya cara membuat lamaran kerja lewat email sangat penting untuk diketahui. Saat Kamu melamar pekerjaan, tentu saja harus tetap memperhatikan etikanya. Tidak sedikit pelamar yang masih belum memahami cara melamar melalui email dengan tepat sesuai etika. Sebaik apapun Kamu membuat lamaran kerja, jika tidak memperhatikan trik-triknya bisa saja emailmu diabaikan.

Daftar Isi

Cara Membuat Lamaran Kerja Lewat Email

Membuat Lamaran Pekerjaan Lewat Email

Membuat lamaran pekerjaan melalui email, tentu akan berbeda dari mengirimkan lamaran dengan cara konvensional. Perbedaannya ialah cara mengirimkannya memakai layanan surat elektronik alias surel. Di samping itu, membuat attachment atau berkasnya juga akan berbeda. Dari sini Kamu tidak hanya sekedar mengirimkan aplikasi lamaran kerja melalui email, melainkan juga tetap memperhatikan kesopanan dan etika, walaupun secara online.

Sebab hal ini juga akan mempengaruhi pihak HRD saat memanggil pelamar untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya atau tidak. Namun sebelum lanjut ke cara membuat lamaran kerja lewat email, Kamu harus mempersiapkan perlengkapan yang diperlukan terlebih dahulu. Diantaranya mulai dari berkas lamaran, akun email perusahaan, dan email aktif pribadi pelamar.

Berikut ini tahapan-tahapan cara membuat lamaran kerja lewat email di bawah ini :

Tahap Pertama : Mempersiapkan Berkas Lamaran yang Sudah Discan

Langkah pertama untuk membuat lamaran pekerjaan melalui email ialah mempersiapkan dokumen atau berkas lamaran. Berkas lamaran melalui email tersebut terdiri atas hal-hal penting untuk dijadikan kelengkapan syarat pengiriman lamaran pekerjaan. Berikut berkas lamaran pekerjaan lewat email yang harus Kamu persiapkan :

1. Daftar Riwayat Hidup atau CV (Curiculum Vitae)

CV atau Curriculum vitae disebut juga sebagai daftar riwayat hidup. Sebisa mungkin dalam SV Kamu harus menyertakan informasi lengkap tentang diri Kamu. Sebab hal ini akan sangat berpengaruh sekaligus sebagai bahan pertimbangan HRD untuk memproses surat lamaran melalui email. Adapun daftar yang harus tersedia di dalam CV, diantaranya :

Skill yang Kamu miliki
Nomor hp, alamat domisili dan email
Pendidikan terakhir
Pengalaman kerja
Biodata lengkap meliputi nama, status pernikahan, tempat dan tanggal lahir, agama dan lainnya.

Sebenarnya sudah banyak contoh CV yang bisa kita jumpai di internet, hanya saja Kamu harus lebih kreatif lagi untuk menciptakan CV yang menarik. Sebab kita tahu bahwa jumlah pencari kerja sangat banyak. Sehingga jika CV-mu kurang menonjol, membuat pihak HRD menjadi monoton saat membacanya.

Oleh karena itu, sebaiknya tampilkan CV yang enak dilihat dan enak dibaca. Isinya memuat kelengkapan informasi yang diperlukan HRD untuk menilai kandidat calon karyawan mereka. Selain itu, membuat CV juga tidak memiliki aturan baku dalam tampilan. Untuk itu, jika Kamu jago atau kreatif dalam mendesain, kreasikan saja CV milikmu dengan tampilan menarik.

2. Berkas Pendukung yang Sudah Discan

Beberapa hal yang ditulis pada CV, seperti nama lengkap, keahlian, riwayat pendidikan dan sebagainya tentu harus dapat dipertanggungjawabkan. Ini artinya Kmau harus memiliki sumber yang dapat menjelaskan jika nama Kmau ialah A dan pendidikan terakhirmu ialah B, atau yang lainnya. Ini semua dapat dijelaskan melalui lampiran dokumen atau berkas pendukung.

Sama seperti mengirimkan lamaran pekerjaan memakai surat fisik, kamu juga perlu menyertakan dokumen pendukung lebih banyak, dalam bentuk fisik atau print out. Namun mengingat berkas dokumen tersebut akan dikirimkan melalui email, maka Kamu harus melakukan scan berkas dokumen terlebih dulu memakai scanner. Jadi semua berkas atau dokumen yang Kamu punya mempunyai bentuk soft copy-nya.

Berikut ini ada beberapa dokumen atau berkas yang emsti di scan atau dipersiapkan soft copy-nya :

Ijazah pendidikan terakhir
Transkrip nilai pendidikan terakhir
Pas foto
Surat keterangan sehat langsung dari dokter atau rumah sakit
SKCK
Sertifikat yang Kamu miliki
NPWP
Dokumen lainnya

Sebaiknya pastikan seluruh gambar scanning mempunyai resolusi tinggi, karena itu setiap tulisan pada dokumen dapat terbaca jelas dalam format gambar PNG atau JPEG-nya.

3. Menyatukan CV dan Dokumen Hasil Scan ke Satu File Ms. Word

Sebelum memasuki tahapan cara teknis, Kamu juga harus mempersiapkan satu hal lagi. Diantaranya tahap menggabungkan semua berkas gambar hasil scan ke satu file Ms. Word. Baru kemudian di convert atau langsung diubah ke dalam bentuk format PDF.

Sehingga, berkas lamaran kerja tersebut semuanya dalam bentuk PDF. Biasanya format tersebut paling aman, serta susunan isinya tak akan pernah berubah apabila sudah diubah ke dalam PDF. Di samping itu juga, ukuran berkas/file-nya pun dapat dikompres.

Nmaun pastikan file dokumen akhir yang hendak dikirimkan memakai format pDF tadi berukuran kurang dari atau sama dengan 500 KB. Tujuannya untuk mempercepat sekaligus mempermudah HRD mengecek CV yang akan Kamu kirim. Di samping itu, emailmu pun akan lebih cepat dan mudah terkirim.

Sebab biasanya file lampiran yang berukuran besar, memerlukan waktu pengiriman yang cukup lama. Sehingga dari awal Kamu harus usahkan agar ukuran berkas akhirnya lebih ringan. Caranya dengan melakukan convert tiap gambar atau dokumen hasil scan hingga berukuran lebih kecil.

Kamu bisa mengkompres file tersebut dengan mudah memakai software bawaan dari Microsoft Office, yakni lewat Picture Manager. Kemudian ketuk menu edit dan pilih compress. Alasil, ukuran file yang Kamu kompres tadi akan lebih kecil.

4. Menggabungkan File Gambar Pada Ms Word

Jika ingin memasukkan gambar pada Ms Word, Kamu cukup tekan Insert dan pilih Insert Image. Kemudian pilih gambar yang telah dikompress sebelumnya. Untuk membuatnya lebih gampang diatur, ubah orientasi pada gamar. Tekan klik kanan pada gambar lalu pilih behind text atau in front of text.

Pastikan semua gambar scan dokumen tadi diletakkan tepat di bagian bawah halaman CV. Setelah itu, simpan dokumen Ms Word dan convert ke dalam format PDF.

5. Surat Lamaran Pekerjaan di Bodi Email

Sebaiknya jangan terlalu memfokuskan isi surat lamaran. Karena yang terpenting adalah isinya harus jelas, nama PT atau perusahaannya jelas dan posisi lamarannya harus jelas. Sebab biasanya surat lamaran pekerjaan seringkali tidak secara detail dibaca pihak HRD.

Tahap Kedua : Mengirimkan Lamaran Pekerjaan Melalui via Email

Pastikan kamu sudah memiliki email aktif dari Gmail dengan nama akun email yang dibuat profesional. Selain itu, setelah melewati tahapan cara membuat lamaran kerja lewat email di atas, tentu saja Kamu sudah memiliki berkas lamaran yang sudah dipersipakan dengan lengkap. Dan yang terpenting ialah akun email perusahaan.

Apabila semuanya sudah siap, Kamu bisa langsung ke tahapan cara mengirimkan lamaran pekerjaan melalui email. Berikut tahapan-tahapannya :

Silahkan login ke Gmail.
Ketuk tombol compose jika ingin mengirimkan email yang baru.
Di kolom to atau kepada, langsung ketikkan saja akun email perusahaan tujuanmu.
Di dalam subject email, silahkan isi posisi lamaran yanga akan Kamu lamar pada perusahaan. Jika perusahaannya telah menetapkan prosedur untuk lamaran melalui email biasanya ada beberapa kode khusus tertentu mengenai posisi yang dilamar. Misalnya di sini ialah Customer Service (CS).
Selanjutnya isikan surat lamaran pada badan email terkait permohonan mengajukan lamaran kerja. Kamu hanya perlu memberikan penjelasan memakai kalimat sopan terkait permohonan lamaran.
Lampirkan berkas atau dokumen yang sudah dipersipakan. Ketuk paper clip atau attachment dan pilih file mana yang akan Kamu kirimkan. Namun pastikan file tersebut sudah terunggah sempurna.
Setelah melalui tahapna di atas, ketuk “Send” untuk pengiriman lamaran.
Selain itu pastikan email lamaran sudah terkirim. Kamu bisa mengeceknya lewat folder sent di email.
Setelah itu tinggal tunggu respon pihak HRD mengenai lamaran yang Kamu kirimkan.