Setiap jenis pekerjaan tentu saja memerlukan penguasaan tugas dan komitmen. Sama halnya dengan pekerjaan Customer Service. Kita tentu sering menjumpai pekerjaan ini diberbagai jenis bidang perusahaan. Seperti hotel, bank, perusahaan transportasi, hingga perusahaan jasa lainnya. Namun tahukah Kamu bagaimana cara kerja Customer Service?
Daftar Isi
Mengenal Profesi Customer Service
Seorang customer service biasanya memberikan layanan kepada pelanggan dengan membantu pelanggan yang memiliki pertanyaan dan keluhan. Menginformasikan kepada customer terkait produk dan layanan, memberikan pelayanan penerimaan produk yang diminati oleh customer, dan memproses pengembalian. Sehingga, pelanggan merasa terbantu dalam memahami produk serta seluruh pertanyaan terkait pemesanan mereka. Sehingga pelanggan dapat memberikan peran besar terhadap penjualan produk.
Tugas customer service merupakan bagian sebuah instansi atau perusahaan, yang mana divisi tersebut diciptakan secara khusus untuk langsung menghadapi berbagai pertanyaan sekaligus keluhan. Entah itu tentang keluhan produk atau barang yang rusak, pelayanan yang tidak memuaskan dan pertanyaan yang tidak dapat ditemukan. Staf CS biasanya selalu standby melayani pelanggan karena umumnya pelayanan keluhan pelanggan tak mengenal waktu.
Jadi, layanan customer service atau pelanggan ialah tindakan mengurus keperluan customer dengan memberikan dan menyediakan layanan serta bantuan secara profesional, berkualitas dan bermanfaat. Contoh paling mudahnya ialah customer service Perusahaan Listrik Negara yang kerap dihubungi saat ada pemadaman lampu.
Cara Kerja Customer Service
Bagaimana Customer Service Bekerja?
Cara kerja customer service bisa dibilang gampang-gampang susah, karena memiliki tugas cukup utama. Apalagi yang bekerja dalam bidang ini diwajibkan untuk menjalin hubungan secara langsung dengan customer, menjalin relasi agar tetap berjalan dengan baik da melayani dan menjawab semua pengaduan serta keluhan pelanggan. Setidaknya berikut tugas seorang CS di berbagai bidang perusahaan :
Cara Kerja Customer Service Bank
Cara kerja customer service bank terbagi ke dalam 2 tugas utama, diantaranya :
1. Menjadi tempat bertanya calon nasabah, nasabah dan non nasabah
Seorang customer service bertugas sebagai pusat layanan informasi untuk pihak-pihak berkepentingan melalui instansi tempatnya bekerja. CS di bank biasanya bertugas sebagai tempat bertanya tentang informasi yang diperlukan customer. Biasanya mereka harus benar-benar siap menjawab pertanyaan tentang membuat rekening tabungan yang baru, informasi tentang jenis-jenis rekening tabungan dan mengurus rekening yang hilang.
2. Menampung Keluhan Nasabah
CS juga harus benar-benar siap menerima berbagai keluhan nasabah terkait permasalahan yang sedang dialami. Biasanya permasalahan yang dialami nasabah seperti e-banking yang tak berjalan lancar, kurang puasnya pelayanan pelanggan terhadap pihak bank dan potongan bulanan tiba-tiba dinaikkan sepihak oleh bank.
Beberapa tugas CS di bank lainnya ialah seperti melayani pemindahbukuan, transfer, melayani permintaan penerbitan dan pencairan deposito dari penanam modal, melayani investor saat ingin berpindah ke cabang yang lain, dan lain sebagainya.
Cara Kerja Customer Service di Rumah Sakit
Bagi Kamu yang tertarik atau sedang melamar pekerjaan menjadi customer service di rumah sakit, maka ada beberapa tugas dan cara kerja customer service yang harus Kamu kuasai :
1. Sebagai Pusat Informasi Customer
Seorang customer service memiliki peranan yang sangat penting dalam pelayanan rumah sakit. dengan banyaknya pengunjung yang berdatangan ke rumah sakit tentu saja berasal dari latar belakang yang berbeda. Sehingga pengetahuan setiap pengunjung tentang semua prosedur di rumah sakit pun akan berbeda. Misalnya saja,ada yang benar-benar mengerti cara menebus obat dan ada pula yang tidak memahami sama sekali prosedur penebusan obat.
Di samping latar belakang ekonomi pengunjung yang berbeda, setiap rumah sakit juga memiliki kebijakan yang berbeda. Staf customer service wajib mempelajari segala hal tentang kebijakan dan prosedur rumah sakit secara detail. Jika ada pertanyaan yang dilontarkan oleh pengunjung yang kebingungan saat memakai layanan dari rumah sakit.
Di samping itu, pihak CS juga wajib memahami tata letak ruang yang ada di rumah sakit. Petugas CS harus mengetahui lokasi toilet berada, musholla, ruang-ruang bangsal dan pintu darurat. Jika customer service rumah sakit tidak bisa menghafalkannya, paling tidak harus mempersiapkan catatan tentang denah lokasi gedung rumah sakit tempatnya bekerja.
2. Melayani dan Menanggapi Keluhan dan Komplain Pengunjung/Pasien
Kita tentu sering menemukan kasus dimana pengunjung atau pasien di rumah sakit mendapatkan pelayanan kurang baik dari rumah sakit. Mulai dari pasien/pengunjung tidak nyaman akibat pendingin ruangan tidak berfungsi, kamar mandi rawat inap yang sedang gangguan, dan kasur rawat inap terasa kurang nyaman. Selain itu, ada juga yang mengeluhkan ribetnya proses pengurusan adminisrasi. Dari sinilah cara kerja customer service diperlukan untuk menanggapi setiap keluhan.
3. Menjadi Perantara Antara Manajer dan Pelanggan
Sesudah mendapatkan banyak keluhan dari pihak pasien atau pengunjung, cara kerja customer service selanjutnya ialah menyampaikan setiap keluhan kepada pihak manajer rumah sakit. Tujuanya ialah utuk mengevaluasi semua hal yang harus dibenahi dalam pelayanan rumah sakit agar orang tetap bersedia memakai jasa rumah sakit itu sendiri.
Cara Kerja Customer Service Mall
Staf customer service juga sangat dibutuhkan di pusat-pusat perbelanjaan atau mall, beberapa tugas customer service di mall berikut :
1. Sebagai Seorang Resepsionis
Selalu ramah melayani pengunjung adalah tuntutan seorang customer service. Tidak hanya itu, penampilan menarik juga menjadi salah satu persyaratan penting seorang CS agar lebih nyama dilihat pengunjung. Bagi CS yang bekerja di mall/pusat perbelanjaan biasanya bertugas untuk melayani para pengunjung dengan ramah, sopan dan sabar jika mereka membutuhkan informasi tentang mall tersebut.
2. Sebagai Salesman
Jika Kamu menjadi CS di mall, maka Kamu juga harus mampu mengerjakan tugas salesgirl atau salesman. Karena tuga CS ialah mencari konsumen baru, melakuka pendekatan kepada pelanggan, membujuk para pelanggan baru dan berusaha untuk tetap mempertahankan customer lama. Selain itu, mereka juga berusaha untuk mengatasi segala keluhan dan permasalahan yang disampaikan oleh pelanggan.
3. Sebagai Deskman
Deskman di sini maksudnya ialah memberikan informasi mengenai semua produk perusahaan, sekaligus menjelaskan manfaat dan ciri-ciri sebuah produk. Seorang CS juga diwajibkan untuk menjawab pertanyaan tentang semua produk tersebut dan membantu para pelanggan/konsumen yang membutuhkan seperti untuk pengisian formulir.
Cara Kerja Customer Service Bandara
Seorang customer service bandara, harus memahami tugas-tugas CS bandara berikut :
1. Menjadi Penghubung antara Pihak Konsumen dan Maskapai Penerbangan
Jika terjadi kendala saat di bandara, pastinya pihak penerbangan tak bisa langsung menemui customer. Biasanya pihak penerbangan tersebut akan meminta bantuan kepada customer service agar memberitahukan semua informasi penting ke pihak pelanggan. Masalah-masalah tersebut seperti penyesuaian jadwal dan keterlambatan penerbangan.
2. Melaporkan Komplain
Seluruh permasalahan yang telah dikeluhkan customer tidak dapat dijawab customer service. Sebab ada beberapa yang wajib didiskusikan terlebih dahulu bersama pihak penerbangan. Apabila pelanggan/konsumen yang bertanya tak mendapatkan solusi terhadap masalah yang dihadapinya dengan cepat, maka CS bisa membuat laporan untuk disampaikan kepada pihak tertentu yang lebih berwenang untuk menjawabnya.
Nah, itulah cara kerja customer service dan tugas-tugas yang harus dipahami oleh staf CS yang bekerja di berbagai bidang perusahaan. Bagaimana, mudah bukan? Hanya saja sebagai seorang CS, Kamu harus benar-benar kuat mental karena tak jarang mereka terkena teguran dari konsumen atau pelanggan. Bahkan di sisi lain, hampir sama dengan cara kerja call center yang melayani keluhan konsumen melalui panggilan telepon!
