Bagian Human Resource atau tim HR perusahaan, tentu saja kamu perlu memastikan setiap karyawan mendapatkan upah sesuai absensi kehadiran setiap bulannya. Perusahaan kini tidak perlu repot-repot membuat daftar absen karyawan secara manual, karena kini bisa mencoba cara buat absen online dengan mudah.
Daftar Isi
Cara Buat Absen Online
Absensi online merupakan sebuah sistem yang berfungsi untuk merekam atau mencatat kehadiran karyawan, baik dalam bentuk website di PC maupun aplikasi lewat smartphone. Biasanya, karyawan tinggal menginputkan password dan username pada aplikasi di smartphone saja untuk absensi.
Di bawah ini, ada beberapa cara buat absensi online yang bisa kamu praktekkan :
Metode 1 : Cara Absen Online lewat Google Classroom
Metode ini melibatkan penggunaan aplikasi atau platform khusus yang dirancang untuk membuat dan mengelola absensi online, seperti Google Classroom.
1. Daftar dan Buat Kelas
- Daftar terlebih dahulu di platform Google Classrioom dan buatlah kelas atau ruang virtual sesuai dengan kebutuhan kamu.
- Berikan informasi penting seperti nama kelas, deskripsi, dan pengaturan kehadiran sesuai dengan kebutuhan.
2. Bagikan Tautan atau Undangan Kepada Siswa atau Peserta
- Bagikan tautan undangan kelas atau ruang virtual kepada siswa atau peserta yang dapat dilakukan melalui email, pesan teks, atau platform komunikasi lainnya seperti WhatsApp.
- Pastikan agar siswa atau peserta menerima tautan dan memahami proses absensi online.
3. Siswa atau Peserta Mengikuti Tautan dan Masuk ke Kelas
- Siswa atau peserta mengikuti tautan yang diberikan dan masuk ke kelas atau ruang virtual.
- Selanjutnya mereka akan diarahkan ke halaman absensi atau fitur absensi khusus yang ada di dalam platform.
4. Siswa atau Peserta Melakukan Absensi Online
- Siswa atau peserta mengikuti instruksi yang diberikan di halaman absensi.
- Selanjutnya siswa dapat memilih opsi hadir atau absen, selain itu bisa mengisi informasi tambahan jika diperlukan.
5. Pendidik atau Pengajar Memantau dan Merekam Kehadiran
- Pendidik atau pengajar dapat dengan mudah memantau dan merekam kehadiran setiap siswa melalui fitur yang disediakan oleh Google Classroom.
Metode 2. Absen Online Menggunakan Google Form
Kelebihan dari Google Form selain merupakan alat gratis, juga mudah digunakan untuk membuat formulir online termasuk formulir absensi.
Langkah-langkahnya :
1. Buka Google Forms dan Buat Formulir Absensi
- Akses terlebih dahulu Google Forms melalui akun Google kamu dan buat formulir baru.
- Berilah judul pada formulir sesuai dengan kepentingan absensi.
2. Tambahkan Pertanyaan Absensi
- Silakan tambahkan pertanyaan tambahan seperti nama, tanggal, dan pilihan hadir atau absen.
- Sesuaikan opsi jawaban berdasarkan kebutuhan, misalnya dengan menggunakan kotak centang atau opsi drop-down.
3. Sesuaikan Pengaturan dan Bagikan Formulir
- Sekarang sesuaikan pengaturan formulir seperti privasi, pengaturan akses, atau batasan waktu jika diperlukan.
- Bagikanlah tautan formulir absensi kepada siswa atau peserta melalui alamat email, pesan teks, atau bisa juga melalui palform komunikasi online seperti WhatsApp.
4. Siswa atau Peserta Mengisi Formulir Absensi
- Siswa atau peserta mengikuti tautan formulir dan mengisi informasi yang diminta.
- Setelah selesai mengisi setiap pertanyaan yang ada, selanjutnya mereka dapat mengirimkan formulir absensi dengan klik tombol “kirim”.
5. Analisis dan Rekapitulasi Data Absensi
- Data absensi secara otomatis dikumpulkan dalam bentuk spreadsheet di Google Sheets.
- Pendidik atau pengajar dapat menganalisis dan merekapitulasi data absensi secara efisien melalui halaman khusus.
Metode 3. Absen Online Menggunakan Aplikasi Mobile
Beberapa aplikasi populer yang dapat digunakan adalah Attendance Tracker, TimeClock, Employee Attendance atau aplikasi khusus dari pengembang yang dirancang untuk absen harian khusus perusahaan kamu.
Langkah-langkahnya :
1. Unduh dan Instal Aplikasi Mobile
Unduh dan install terlebih dahulu aplikasi mobile yang telah disetujui untuk keperluan absen pada HP smartphone kamu.
2. Daftar dan Buat Profil
- Daftar dengan menggunakan email atau nomor ponsel kamu.
- Buatlah profil dengan menggunakan informasi pribadi dan atur preferensi pengaturan kehadiran.
3. Tambahkan Karyawan atau Anggota Tim
- Tambahkan daftar karyawan atau anggota tim dengan memasukkan nama dan informasi kontak.
- Pastikan setiap anggota memiliki akun pada aplikasi yang digunakan.
4. Karyawan Melakukan Absensi
- Setiap karyawan dapat melakukan absensi melalui aplikasi tersebut dengan menekan tombol “Check-in” atau opsi serupa. Begitupun dengan absen pulang.
- Waktu kedatangan mereka akan tercatat secara otomatis dalam sistem.
5. Pemantauan dan Rekapitulasi Data Absensi
Pemilik atau pengelola dapat memantau dan merekapitulasi data absensi melalui fitur analisis atau laporan yang disediakan oleh aplikasi.
Itulah cara buat absen online, pilihlah sesuai dengan preferensi dari salah satu metode di atas. Semoga bermanfaat!
