Buku kas umum berisi informasi mengenai keuangan perusahaan, mencakup seluruh pemasukan dan pengeluaran. Perputaran arus kas yang tercatat di dalam buku ini berperan penting untuk memantau transaksi yang berlangsung dari waktu ke waktu. Lalu, bagaimana cara mengisi buku kas umum?
Pengisian buku kas umum dapat sedikit berbeda tergantung pada metode pembuatan buku kas tersebut. Terdapat empat metode pembuatan buku kas yang umum digunakan, yaitu metode folio dwi halaman, folio satu halaman, tabelaris, dan menggunakan Ms. Excel.
Mari simak penjelasan lengkapnya.
Daftar Isi
Cara Mengisi Buku Kas Umum
Cara Mengisi Buku Kas Umum Folio Dwi Halaman
Seperti namanya, buku kas ini terdiri atas dua halaman. Halaman pertama digunakan untuk mencatat transaksi debet (uang yang masuk). Sedangkan, halaman kedua untuk mencatat kredit (uang yang keluar).
Kemudian pada setiap halaman dibuat tabel dengan empat kolom yang terdiri atas:
- Tanggal: untuk mencatat tanggal, bulan, dan tahun transaksi
- Deskripsi: berisi keterangan singkat mengenai transaksi
- Nomor urut bukti pembayaran atau nomor urut pada buku kas
- Jumlah: untuk menuliskan nominal dana yang masuk ayau keluar sesuai bukti transaksi
Berikut cara pengisian buku kas umum dwi halaman:
- Mengisi halaman debit dengan menuliskan pendapatan atau penambahan uang kas serta sumber pendapatan, caranya:
- Pada kolom pertama, tuliskan tanggal masuk uang
- Kemudian pada kolom kedua, isi keterangan mengenai pendapatan secara singkat dan mudah dipahami
- Isikan nomor seri bukti pendapatan pada kolom ketiga
- Selanjutnya, isikan jumlah uang di kolom keempat
- Mengisi halaman kredit dengan menuliskan pengeluaran uang serta alasan dari pengeluaran, caranya:
- Pada kolom pertama, tuliskan tanggal pengeluaran dilakukan
- Kemudian isi kolom kedua dengan informasi mengenai alasan pengeluaran
- Kolom ketiga diisi dengan nomor seri pengeluaran
- Selanjutnya, catat jumlah kas keluar pada kolom keempat
Cara Mengisi Buku Kas Folio Satu Halaman
Buku kas folio satu halaman mencantumkan informasi mengenai pendapatan dan pengeluaran pada halaman yang sama. Sehingga buku kas jenis ini sifatnya lebih praktis dan biasa digunakan oleh perusahaan kecil.
Buku kas satu halaman memiliki lima kolom yang terdiri atas tanggal, keterangan, nomor, debit, dan kredit.
Berikut cara pengisian buku kas satu halaman:
- Tuliskan tanggal dilakukannya transaksi (baik pengeluaran atau pemasukan) pada kolom pertama
- Lalu isi kolom kedua dengan keterangan mengenai transaksi secara singkat dan jelas
- Pada kolom ketiga, tuliskan nomor urut bukti kas pemasukan dan kas pengeluaran
- Selanjutnya di kolom keempat, isikan saldo kas perusahaan
- Isikan jumlah pengeluaran kas yang akan dilakukan di kolom kelima
Cara Mengisi Buku Kas Tabelaris
Cara membuat buku kas selanjutnya ialah tabelaris. Buku kas tabelaris dicirikan dengan jumlah lajur yang lebih banyak. Hal ini karena pencatatan setiap transaksi dikelompokkan terpisah berdasarkan kebutuhan bisnis.
Umumnya, transaksi debit dituliskan pada sisi kiri, sementara transaksi kredit ditulis di sisi kanan. Berikut informasi yang dicatat pada buku kas tabelaris:
- Tanggal transaksi
- Kode rekening
- Keterangan transaksi secara singkat
- Transaksi pemasukan (pada kolom debit)
- Transaksi pengeluaran (pada kolom kredit)
- Akumulasi pemasukan atau pengeluaran
- Saldo serta sisa saldo
Cara Membuat Buku Kas Umum di Ms. Excel
Penggunaan Microsoft Excel dapat menjadi solusi yang lebih praktis dan mudah jika dibandingkan dengan buku kas umum manual. Dengan menggunakan software ini, maka penjumlahan dapat dilakukan secara otomatis, tanpa perlu lagi menghitung memakai kalkulator.
Ms. Excel merupakan aplikasi yang dikhususkan untuk membantu pengolahan data dan angka. Sehingga aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai formula atau rumus untuk membantu perhitungan.
Software ini memiliki tampilan berupa kolom dan baris yang membentuk sel-sel yang dapat diedit. Kamu bisa membuat tabel seperti saat membuat buku kas umum secara manual pada kolom-kolom yang tersedia.
Berikut cara membuat buku kas umum di Ms. Excel:
Umumnya, baris pertama pada Ms. Excel akan digunakan untuk menuliskan judul, misalnya “Buku Kas Umum Koperasi Baru”.
Pembuatan tabel untuk buku kas umum bisa dimulai pada baris kedua (A2). Kamu bisa menggunakan baris kedua untuk menamai kolom-kolom yang diperlukan dalam buku kas umum, misalnya:
- A2: Tanggal
- B2: Bukti
- C2: Keterangan
- D2: Kode
- E2: Debet
- F2: Kredit
- G2: Saldo
Selanjutnya, sesuaikan lebar kolom sesuai kebutuhan. Kemudian, isikan tanggal, keterangan, serta nominal transaksi yang dilakukan seperti menulis pada buku kas umum manual. Kolom debet diisi dengan pemasukan kas, sedangkan kolom kredit diisi dengan pengeluaran kas
Pada kolom saldo, kamu bisa menggunakan rumus sehingga jumlah saldo akan terhitung secara otomatis saat kolom debet dan kredit diisi
Cara Mengisi Rumus Saldo dan Jumlah
Keuntungan utama membuat buku kas umum dengan Ms. Excel adalah penghitungan secara otomatis saat catatan transaksi dimasukkan. Dengan kata lain, kamu tidak perlu lagi menghitung sisa saldo kas setiap kali ada pemasukan atau pengeluaran.
Berikut cara membuat rumus saldo berjalan:
- Letakkan kursor pada sel pertama di kolom saldo, dalam contoh ini berada di sel G3
- Ketikkan rumus berikut: =IF(E3<>0;F<>0);SUM(E$3:E3)-SUM(F$3:F3);0)
- Tekan enter, maka perhitungan akan dilakukan dan jumlah saldo akan muncul
- Selanjutnya, copy rumus pada sel G3 ke sel-sel dibawahnya
Selain penghitungan otomatis di kolom saldo, kamu bisa menggunakan rumus untuk melakukan penghitungan jumlah debet, kredit, maupun saldo secara otomatis.
Berikut cara mengisi rumus jumlah:
- Letakkan kursor pada bagian paling bawah kolom debet (di luar tabel), dalam contoh ada di sel E19
- Ketikkan rumus berikut: =SUBTOTAL(9;E3:E18)
- Tekan enter, maka perhitungan akan dilakukan dan jumlah total debet akan muncul
- Selanjutnya, copy rumus pada sel E19 ke sel di sampingnya (di bawah kolom kredit dan saldo)
Manfaat Buku Kas Umum
Buku kas umum memiliki peran penting bagi perusahaan sehingga pembuatannya perlu dilakukan dengan teliti. Manfaat buku kas umum meliputi beberapa hal berikut:
- Mengetahui jumlah dan detail transaksi yang dilakukan
- Mengetahui sisa saldo yang bisa digunakan
- Mencatat seluruh transaksi dan bukti sehingga dapat mencegah kecurangan keuangan di perusahaan
- Dapat digunakan untuk melakukan penilaian terhadap tingkat kesuksesan usaha
- Digunakan sebagai bahan perencanaan usaha di masa mendatang
- Digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
Kesalahan dalam penulisan buku kas umum dapat berisiko membawa dampak merugikan. Oleh karena itu, pengisiannya harus menuliskan informasi yang akurat.
Penggunaan software seperti Microsoft Excel dapat meminimalisir risiko terjadinya kesalahan hitung. Namun, kamu tetap perlu memastikan untuk memasukkan rumus yang tepat.
Selain Ms. Excel, kamu bisa juga memanfaatkan Google Sheets untuk membuat buku kas umum perusahaan. Berbeda dari Excel, Google Sheet terintegrasi dengan Google Drive, sehingga memungkinkan penyimpanan otomatis. Akan tetapi, penggunaannya harus dengan koneksi internet.
Demikian cara mengisi buku kas umum berdasarkan jenis atau metode pembuatannya. Setiap jenis buku kas umum memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, sebaiknya memilih jenis buku kas yang sesuai dengan perusahaan kamu.
