Cara Jawab Otomatis WA

Bagaimana cara jawab otomatis WA? Pekerjaan yang semakin menumpuk, membuat kita seringkali harus mengabaikan pesan atau chat masuk ke WA. Namun sebenarnya Kamu tetap bisa menyelesaikan masalah tersebut melalui balasan pesan otomatis atau auto reply dari WhatsApp.

Untuk dapat memakai fitur balasan otomatis atau auto reply WhatsApp  dibutuhkan aplikasi dari pihak ketiga. Berikut beberapa pembahasan yang bisa Kamu coba untuk membalas pesan WA secara otomatis.

Apakah Chat WhatsApp Dapat Dikirim Secara Otomatis?

Saat menjalakan sebuah usaha/bisnis, tentu hal terpenting yang dapat dilakukan ialah tetap mempertahankan customer relation. Pastinya bisnis yang Kamu miliki harus menyediakan jaringan komunikasi supaya pelanggan bisa menghubungimu. Salah satu media komunikasi yang dapat digunakan ialah WhatsApp. Dimana WhatsApp mempunyai banyak fitur untuk membantu menjalankan bisnis, khususnya WhatsApp Business. Adapun fitur yang banyak dicari ialah membalas chat otomatis WhatsApp.

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk memanfaatkan fitur balasan otomatis chat WhatsApp atau auto reply, yakni dengan memakai WhatsApp Business API dan WhatsApp Business.

Cara Jawab Otomatis WA

Cara Jawab Otomatis WA
Menjawab WA Otomatis

Menjawab Chat WA Otomatis Dengan WhatsApp Business

WhatsApp Business adalah platform yang biasanya ditujukan bagi bisnis kecil maupun menengah. Dimana versi tersebut memungkinkan sebuah bisnis untuk pengaturan “away messages” WA saat bisnis sedang tak tersedia pada WhatsApp.

Kebanyakan bisnis dengan jam operasional sekitar 8-12 jam setiap hari.  Hal ini memungkinkan para pelanggan dapat berinteraksi saat di luar jam operasioal tersebut. Terlebih, mereka tentunya mempunyai pekerjaan lain sehingga baru menghubungi saat malam hari. Jika bisnis tersebut hanya berinteraksi bersama customer selama 8 jam setiap harinya, maka mereka bisa saja kehilangan potensi pehasilan.

Melalui away message WA, maka bisnis bisa mengatakan kepada customer jika mereka tidak tersedia serta akan melayani pelanggan dengan segera. Inilah yang mendorong mereka memasuki sales funnel yang lebih mudah.

Sementara Whatsapp Business sendiri dapat membantu mengatur chat balasan WhatsApp secara otomatis sekaligus dapat menjadwalkannya sesuai waktu yang Kamu inginkan.

Mengatur Balasan Pesan WhatsApp Otomatis di WhatsApp Business

Ada beberapa langkah cara jawab otomatis WA, yang dapat dicoba melalui WhatsApp Business, berikut ini :

1. Memilih Ikon Titik Tiga

Pilih ikon tiga titik pada bagian atas di WhatsApp. Kemudian tekan Setting, lalu pilih Business Setting, kemudian pilih juga “Away Message”.

2. Send Away Message

Kemudian nyalakan “Send away message”. Setelah itu, edit chat yang muncul dengan otomatis ke customer selanjutnya.

3. Jadwalkan Pesan

Cara menjawab chat WA otomatis selanjutya jika pesan sudah diubah, silahkan pilih jadwal kapan pesan tersebut dikirim. Ada beberapa jenis jadwal pesan yang bisa dipilih, diantaranya always send, custom, dan outside business ours. Adapun keterangannya sebagai berikut :

  • Always send, opsi ini bisa dipilih jika bisnis sedang tidak beroperasi atau libur.
  • Custom, dalam opsi ini, bisnis bisa mengatur durasi pada waktu tertentu.
  • Outside business hours, dimana fitur ini menyesuaikan jam operasional di profile WA business. Dalam pilihan ini, chat akan terkirim otomatis ketika ada chat masuk ke WhatsApp-mu di luar waktu tersebut.

4. Memilih Penerima Pesan

Langkah cara jawab otomatis WA berikutnya ialah memilih penerima pesan. Dalam hal ini, penerima pesan bisa diatur dengan cara berikut ini :

  • Everyone, dimana balasan langsung terkirim ke semua pesan chat yang masuk.
  • Everyone excluding a few, yakni semua pesan, terkecuali hanya beberapa yang tak termasuk.
  • A few out of the contacts, yaitu hanya pelanggan tertentu saja yang mendapatka balasan chat.

5. Menyimpan Semua Pengaturan

Harus diingat jika menjawab chat WA otomatis hanya terkirim jika jaringan internet yang aktif telah tersedia. Ada beberapa kekurangan layanan auto reply dalam WhatsApp Business umumnya, diantaranya :

  • Fitur auto reply ditujukan untuk para bisnis kecil.
  • Template yang dipakai hanya satu jenis.
  • Tidak daapt membantu memberikan customer support atau menghasilkan prospek.
  • Membutuhkan akses internet aktif.
  • Tidak bisa di customized.
  • Hanya availablei  di waktu yang sudah ditentukan.

Sebagai solusi cara jawab otomatis WA yang canggih, maka sebuah bisnis bisa memakai Auto WhatsApp Sender/WhatsApp Chatbot yang bisa dimiliki lewat WhatsApp API.

Menjawab Otomatis WA Menggunakan WhatsApp business API

Cara jawab otomatis WA lainnya bisa menggunakan WhatsApp Business API. WhatsApp Business hanya dapat memberikan balasan otomatis satu template saja. Akan tetapi, dengan memakai API WhasApp, maka bisnismu bisa menjawab pertanyaan pelanggan yang bervariasi. Ada 2 fitur yang bisa dipakai untuk membalas chat otomatis WhatsApp di WhatsApp API, diantaranya :

1. Memakai Fitur Auto Responder

Menjawan chat WA otomatis yang pertama bisa menggunakan fitur Auto Responder. Fitur ini sebenarnya hampir memiliki kesamaan dengan fitur away message di WhatsApp business pada umumnya. Auto responder WhatsApp dengan otomatis akan mengrimkan epsan berdasarkan waktu operasional bisnis.

Di samping itu, dalam auto responder WhatsApp business API, Kamu juga bisa membuat beberapa chat template sesuai kebutuhan. Chat template ini secara otomatis akan terkirim sesuai pesan masuk.

2. Memakai WhatsApp Chatbot

Cara jawab otomatis WA selanjutnya bisa memakai WhatsApp Chatbot. Bot bisa meniru interaksi antara manusia lewat pemanfaatan software. Fitur WhatsApp Bot API dapat membantu meningkatkan usaha dengan cara memungkinkan customer untuk berkomunikasi bersama perusahaan setiap saat secara real time. Sama halnya dengan auto responder WhatsApp, layanan ini juga dapat membantu mengatur customer journey atau alur customer.

Whatsapp chatbot bisa menjawab semua pertanyaan umum seperti halnya FAQs (Frequently asked questions). Jika bot tidak bisa menjawab pertanyaan pada jam operasional bisnis, maka chat bisa dialokasikan ke dalam agen CS. Dimana alokasi agen tersebut bisa diatur dengan cara manual dan otomatis lewat round robin.

Dimana alur percakapan oleh chatbot ini bisa diubah dan didesain sesuai kebutuhan bisnis. Di samping itu, biasanya alur percakapannya bisa dihubungkan pada sistem lain lewat JSON API. Keunggulan lainnya yaitu bisnis bisa melihat kinerja dari chatbot lewat laporan analitik, misalnya berapa traffic terjadinya interaksi, jumlah user dan lainnya. Selanjutnya chat akan langsung terkirim dengan otomatis.

Membuat Balasan Pesan Whatsapp Otomatis Mengunakan Chatbot

Langkah awal dalam cara chat jawab otomatis WA dengan chatbot ialah harus mempunyai WhatsApp API. Hal ini berbeda dari WA Business umumnya yang dapat diperoleh melalui App Store atau Play Store. Namun Kamu harus bermitra dengan partner WhatsApp resmi.

Partner WhatsApp resmi akan membantu untuk mendaftarkan perusahaanmu untuk mendapatkan lisensi WA Business. Dimana bisnis akan mendapatkan beberapa pertanyaan dalam menentukan kualitfikasi dari API selama pendaftaran. Kemudian Kamu hanya perlu menunggu persetujuan pihak WA untuk memperoleh API WhatsApp.

Nah, itulah beberapa cara jawab otomatis WA yang dapat Kamu coba bagi yang tidak bisa selalu stand by mengirimkan pesan balasan. Khususnya bagi Kamu yang yang menjalankan bisnis agar pelangganmu tetap terlayani dengan baik.

Mita Mellinda
Wife n Moms. Penulis andalan asal Bandung since 2019