Jika Microsoft Word dikenal sebagai aplikasi utama yang mampu mengh-handle semua kebutuhan di dunia dokumentasi formal, Microsoft Excel juga bisa dibilang adalah primadona untuk urusan spreadsheet. Pengelolaan data seperti cara filter di Excel yang mudah dimengerti dan terstruktur dengan baik membuat program ini menjadi pilihan banyak orang. Dari perkantoran, dunia sains dan ilmuwan, ekonom hingga mahasiswa setidaknya pasti pernah berurusan dengan program yang kaya akan formula ini.
Nah, dari sekian banyak fungsi dan kemampuan Excel seperti convert data ke PDF, kalkulasi formula, fitur Filter menjadi salah satu yang kerap digunakan. Hal ini semakin menguat tentunya pada kasus dimana pengelolaan data berada pada skala yang banyak dan rumit. Inilah mengapa akhirnya cara menggunakan fungsi filter pada Excel menjadi krusial untuk diketahui.
Daftar Isi
Cara Filter di Excel
Fungsi filter seperti namanya, adalah sebuah proses pemfilteran data yang dilakukan sesuai dari data yang tersedia. Umumnya, pemfilteran data di ranah Excel akan menjadi sebuah keharusan ketika berurusan dengan kelimpahan data. Berdasarkan tingkat kerumitannya, filter terbagi dua: Basic Filter dan Multiple Filtering atau biasa disebut Advanced Filter.
Jika Basic Filter hanya menyentuh proses filtering dalam variable yang lebih simple, lain ceritanya dengan event Excel Multiple Filtering. Metode Excel Multiple Filtering akan membutuhkan lebih dari satu variable untuk disortir dan dengannya, operasi sortir dan filtering data akan berjalan dengan sangat mudah. Namun, metode kedua ini sedikit lebih sulit untuk dipahami para pemula.
Cara Basic Filter di Excel
Sebelum melangkah jauh ke tipe-tipe basic filter yang tersedia di Excel, akan lebih baik tentunya untuk mengetahui beberapa cara untuk mengaktifkan atau memanggil fungsi program ini. Untuk saat ini, hanya ada tiga jalan untuk mengaplikasikan filter ke data di Excel diantaranya:
- Menggunakan Menu Bar dan Memilih Opsi Sort & Filter di Home Ribbon
- Menggunakan Fungsi Klik Kanan pada Cell dan memilih Filter
- Menggunakan shortcut keyboard Ctrl + Shift + L
Tipe-tipe basic filter yang ada di Microsoft Excel diantaranya adalah:
- Filter by Selected Cell’s Value: Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengatur kondisi tertentu untuk string, misalnya: kurang dari, lebih besar dari, sama, tidak sama dan lainnya, serta kondisi logis – dan, atau.
- Filter by Selected Cell’s Color: Opsi ini memungkinkan kamu untuk mengurutkan data berdasarkan warna isian dalam cell.
- Filter by Selected Cell’s Icon: Fungsi filter yang satu ini akan memberikan kamu hasil filter sesuai dengan ikon yang ada di cell yang sudah dipilih.
- Filter by Selected Cell’s Font Color: Aturan filter ini akan mengatur data sesuai dengan warna font.
- Filter By Selected Cell’s Numeric: Pilihan ini akan mengurutkan data berdasarkan kondisi numerik, misalnya di bawah rata-rata, 10 teratas dan lainnya.
Selain basic filter yang ada di atas, Microsoft Excel juga memberikan kebebasan penggunanya untuk membuat aturan filter secara manual. Khusus untuk opsi yang satu ini, pemilihan data dapat dilakukan sesuai dengan kriteria yang dipilih oleh pengguna. Set dari aturan-aturan inilah yang nantinya akan dikumpulkan serta diaplikasikan secara bersamaan untuk menjadi sebuah proses yang disebut Excel Multiple Filtering.
Oh iya, cara menggunakan fungsi basic filter sangatlah mudah. Kamu hanya harus memilih tabel dan memilih bagian dokumen yang ingin di-filter dalam menu. Lalu kamu bisa menentukan kriteria yang akan digunakan untuk memindai data. Filter tidak memiliki batas jadi kamu bisa mengaplikasikannya ke sebuah kolom, baris, tabel atau bahkan sheet.
Cara Advanced Filter di Excel
Tidak ada yang salah memang dengan menggunakan basic filter, namun bukannnya tanpa kelemahan, proses yang bergantung pada satu variabel ini biasanya tidak cukup ampuh untuk mendapatkan hasil terbaik. Hal ini terutama berlaku ketika data yang di-input memiliki jumlah faktor turunan. Selain itu, kamu juga harus kembali membuka ribbon menu untuk melihat kriteria filter yang sudah dipilih sebelumnya.
Nah, untuk menghindari kerepotan ini cara filter di Excel juga telah menyiapkan fitul Multiple Filtering atau biasa disebut Advanced Filter. Jenis program filter ini tidak hanya mudah diaplikasikan tetapi juga dapat memberikan hasil yang lebih akurat. Tapi, sebelum mengaplikasikan Advanced Filter ada beberapa hal yang perlu diketahui:
- Pastikan semua data yang ada di tabel telah terisi. Advanced Filter tidak akan bekerja dengan baik jika ada cell yang kosong.
- Siapkan conditional tabel khusus terpisah dengan kondisi yang telah disesuaikan sebelum mengaplikasikan Advanced Filter.
- Untuk mengakses fitur Advanced Filter di Microsoft Excel, kamu harus masuk ke Ribbon Data lalu pilih ke bagian menu “Sort & Filter” lalu pilih “Advanced”
- Guna memudahkan, siapkan conditional tabel khusus dengan set aturan terpisah yang variabel-nya berada di sisi kanan dari data. Dengan cara ini, kamu akan lebih cepat dapat menambah atau mengurangi variabel yang akan difilter.
Setelah semuanya selesai, pilih area data yang ingin difilter, lalu buka Advanced Filter. Pada tahap ini pengguna diharuskan mengisi beberapa kolom berikut:
- List Range: Isi kolom ini dengan area total data yang ingin dimasukkan ke dalam proses filtering. Biasanya, jika kamu sudah memilih dengan tepat, proses ini akan diisi otomatis oleh Microsoft Excel.
- Criteria Range: Kolom ini patut diisi dengan conditional tabel yang telah disiapkan sebelumnya. Cek kembali dengan akurat range cell yang dipilih agar dapat mendapatkan hasil yang tepat.
- Copy to: Hasil dari Advanced Range nantinya akan muncul sebagai sebuah tabulasi khusus jika kamu memilih area dimana hasil ini akan diletakkkan.
Jika semua kolom diisi dengan tepat maka proses Advanced Filter ini harusnya akan berjalan tanpa masalah dan menghasilkan data yang sesuai. Jika memang nantinya terdapat error dalam hasil filter, maka kamu harus periksa kembali detil data pada Criteria Range yang telah kamu siapkan sebelumnya.
Cara Kombinasi Filter di Excel
Cara filter di Excel tidak hanya terbatas pada penggunaan pada data dalam jumlah yang banyak. Fungsi ini, sama seperti fungsi lainnnya dalam aplikasi ini dapat juga dikombinasikan dengan yang lain. Salah satu yang kerap menjadi tandem utama dari filter adalah sort. Proses sort akan memberikan koherensi pada nilai yang sudah lebih dulu di filter. Kombinasi antara keduanya membuat data menjadi lebih mudah dibaca dan dipahami.
Nah itulah tadi informasi mengenai cara menggunakan filter di aplikasi Microsoft Excel. Dalam aplikasinya, proses basic filter mungkin akan sedikit mudah diawal namun dalam hakikat filter data yang sebenarnya, proses Advanced Filter menawarkan keleluasaan yang jauh lebih mudah untuk ke depannya. Selamat mencoba!
