Bagaimana cara kirim lamaran lewat email? Mengirim lamaran kerja melalui email saat ini adalah hal yang sudah biasa untuk pencari kerja. Walaupun ada perusahaan yang memberlakukan pengiriman lamaran kerja secara langsung. Akan tetapi, kebanyakan perusahaan memakai email dengan tujuan agar para pencari kerja lebih simpel dan tidak terlalu repot mengumpulkan berkas. Selain itu juga, dapat mempermudah HRD menyeleksi pencari kerja.
Ada aturan khusus yang perlu diperhatikan jika hendak mengirimkan lamaran kerja lewat email. Aturan tersebut memang tidak tertulis, namun dengan mengirimkan lamaran lewat email dapat membantu HRD membaca berkas yang Kamu kirimkan lewat email.
Daftar Isi
Cara Kirim Lamaran Lewat Email
Tutorial Kirim Lamaran lewat Email
Secara umum, berikut akan dijelaskan mengenai langkah-langkah persiapan cara kirim lamaran lewat email, diantaranya :
1. Persiapkan Berkas Lamaran
Pertama-tama yang perlu kamu lakukan adalah dengan mengumpulkan berkas dokumen yang biasanya dikumpulkan bersama dengan surat lamarannya secara online. Ada perusahaan tertentu yang merinci persyaratan dokumen yang wajib dikumpulkan. Selain itu, ada juga perusahaan yang tidak melengkapi persyaratan berkas yang harus dikirimkan dalam iklan lowongan pekerjaannya.
Jika kebetulan Kamu hendak mengirimkan lamaran pekerjaan ke sebuah perusahaan yang tak menyertakan berkas yang harus dilengkapi. Maka Kamu tinggal menyerahkan berkas-berkas umum lamaran pekerjaan yang harus disertakan berikut ini :
- Surat lamaran kerja. Ini merupakan berkas terpenting yang wajib dikirimkan sebagai dokumen utama yang didalamnya terdapat informasi lamaran pekerjaan dan posisi yang dilamar.
- Curriculum vitae (CV). Didalamnya berisi mengenai data pribadimu, seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, alamat, riwayat pendidikan, riwayat organisasi, dan riwayat pekerjaan. Untuk riawayat pekerjaan ini biasanya bersifat opsional jika sudah pernah bekerja, hingga sedikit penjelasan mengenai hobi yang disukai.
- Ijazah dan transkrip nilai terbaru. Persiapkan scan dokumen transkrip nilai dan ijazah dalam bentuk pdf untuk mempermudah HRD dalam membaca berkas yang kamu kirimkan.
- Sertifikat-sertifikat pendukung. Kamu juga harus melampirkan beberapa sertifikat pendukung, demi meyakinkan HRD dalam merekrut calon karyawan baru.
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau kartu identitas lainnya. Seperti SIM maupun Passport bila KTP tidak ada atau belum di update.
- Pas Foto. Usahakan agar pas foto yang akan kamu lampirkan dengan surat lamaran dan berkas lainnya merupakan pas foto yang terbaru.
2. Format Dokumen Pendukung
Jika semua dokumen yang wajib dilengkapi sudah terkumpul, maka langkah berikutnya ialah Kamu bisa mengkonversi semua berkas tersebut dalam bentuk soft file. Biasanya yang paling mudah dibaca dan diproses oleh bagian HRD yaitu memakai format pdf.
Format pdf merupakan format baku yang biasa digunakan dalam mengirimkan lamaran kerja lewat email. Jika dibandingkan dengan file ekstensi berupa doc, maka pdf bisa lebih diunggulkan karena akan cukup sulit dalam merubah isi dokumen yang artinya dokumen kamu akan aman setelah diterima oleh bagian HRD perusahaan.
Bagi kamu yang merasa kesulitan mengkonversi format file yang semula berformat doc ke file pdf, Kamu pun bisa mengkonversinya memakai tools seperti smallpdf atau bisa mengikuti cara kompress word ke PDF.
Selain itu, Kamu juga harus perhatikan bahwa tak semua dokumen menggunakan format pdf. Ada pula yang mewajibkan persyaratan dengan menggunakan format JPEG seperti pada pas foto.
3. Pakai Alamat Email Profesional
Jika kamu memiliki alamat email dengan nama email berupa inisial atau nama-nama alay misalnya, sebaiknya jangan pakai email tersebut untuk mengirimkan lamaran via online. Silahkan ganti nama email tersebut menggunakan nama email yang lebih professional memakai namamu sendiri sebagai nama alamat email.
Sebab jika Kamu memaksakan mengirimkan lamaran kerja memakai alamat email dengan nama email yang aneh-aneh atau tidak profesional, maka pihak HRD tidak akan pernah melirik lamaranmu. Kamu harus tahu bahwa alamat email bisa dikatakan sebagai kesan pertama HRD untuk melihat karaktermu secara tidak langsung.
Adapun contoh alamat email profesional, seperti : [email protected]. Sementara itu, contoh alamat email yang dianggap tidak profesional dan tidak cocok digunakan untuk mengirimkan surat lamaran yaitu : [email protected].
4. Pilih Waktu Pengiriman
Hal yang tak kalah penting dalam cara kirim lamaran lewat email adalah pastikan Kamu mengirimkan lamaran ke alamat email perusahaan di waktu yang tepat. Sebaiknya pilih waktu pengiriman lamaran pekerjaan via email di jam operasional perusahaan mulai dari jam 08.00 hingga jam 14.00.
Walaupun kamu bisa mengirimkan email kapan saja, karena pengiriman via email tidak terbatas waktu, tapi sebaiknya usahakan untuk tidak mengirimkan email di luar jam yang telah disebutkan.
Tutorial Kirim Lamaran Lewat Email
Jika Kamu telah mempersiapkan berkas-berkas dokumen dan memperhatikan tips-tips di atas, selanjutnya Kamu tinggal mengikuti tutorial cara kirim lamaran lewat email. Untuk lebih jelasnya, silahkan ikuti langkah-langkah berikut :
1. Login ke Akun Emailmu
Silahkan pakai platform email yang sering digunakan oleh banyak orang untuk mengirimkan email. Biasanya Gmail adalah layanan atau platform email yang banyak dipakai. Alasan sederhananya ialah dikarenakan setiap perangkat android telah terintegrasi dengan layanan Gmail. Selain itu, ada banyak keuntungan memakai akun Gmail. Jadi, Kamu harus membuat akun gmail terlebih dahulu jika belum memilikinya.
Jika sudah memiliki akun gmail, tinggal login ke alamat email google.com/mail. Jika sudah masuk, di jendela utama Kamu akan langsung diarahkan untuk mengisi email yang telah terdaftar. Atau jika Kamu lupa bisa memakai nomor hp yang sudah didaftarkan. Ikuti terus langkah-langkah cara kirim lamaran lewat email ini dengan mengisi password email. Dengan demikian, Kamu bisa masuk ke jendela utama akun emailmu, dan tinggal buat lamaran pekerjaan memakai emailmu tersebut.
2. Tulis Lamaran Pekerjaan
Cara kirim lamaran lewat email selanjutnya, jika sudah login Kamu tinggal mulai menulis email dengan mengklik (+) di samping kiri yang bertuliskan “Tulis”. Setelah itu, tunggulah beberapa saat hingga muncul menu pop up yang digunakan untuk menulis email.
Pada jendela pop up tersebut, kamu akan disuguhkan dengan beberapa isian diantaranya isian email penerima dan subyek, tidak lupa dengan cc maupun bsc.
Pastikan Kamu mengisi alamat email penerima dengan benar, jangan sampai ada yang salah sedikit pun. Karena salah satu huruf saja, maka email lamaran pekerjaanmu tidak akan terkirimkan.
Dalam cara kirim lamaran lewat email ini, untuk opsi subyek Kamu bisa mengisinya dengan lamaran pekerjaan yang kamu lamar. Ada perusahaan yang menentukan subyek sesuai format yang ditentukan oleh perusahaan dan ada pula yang tidak sama sekali. Oleh karena itu, biasanya supaya pihak HRD cepat membacanya, sebaiknya isikan subyek tentang lowongan pekerjaan berikut posisi yang dilamar.
3. Isi Email
Isi email adalah bagian penting yang wajib kamu isi dengan jelas, kamu bisa mengisinya dengan format seperti surat lamaran yang telah kamu persiapkan sebelumnya. Biasanya berisi tentang informasi data diri, minat pada lowongan pekerjaan yang dilamar hingga lampiran-lampiran berupa berkas pelengkap yang akan dikirimkan bersama isi email.
4. Melampirkan Berkas Lamaran
Cara kirim lamaran lewat email selanjutnya ialah melampirkan berkas lamaran. Setelah kamu mempersiapkan dokumen lamaran, baik berbentuk file pdf maupun JPEG, silahkan masukan pada bagian attach file untuk melampirkannya. Untuk selanjutnya, bagian HRD bisa langsung membuka berkas satu per satu sebagai referensi untuk menyeleksi calon karyawan baru. Jika semuanya dirasa sudah benar, kamu hanya tinggal klik tombol kirim dan tunggu beberapa waktu hingga ada balasan dari bagian HRD perusahaan yang kamu lamar.
Itulah tahapan-tahapan cara kirim lamaran lewat email yang dapat Kamu praktekkan dengan mudah. Dengan mengirimkan lamaran via email, Kamu pun tinggal menunggu balasan email dari pihak HRD. Karena HRD akan langsung menyeleksi lamaranmu saat mereka menerima email lamaran pekerjaanmu. Semoga membantu!
