Cara Membalas Email yang Baik
WIGATOS.com | Bagaimana cara membalas email yang baik? Email adalah pilihan komunikasi yang kerap digunakan untuk keperluan formal atau semi formal. Bukan hanya mengirimkan email, tapi membalas email juga harus dilakukan dengan bahasa yang sopan dan baik.
Apalagi jika kamu menerima email dari klien, tentu saja merespon balasan email yang baik bisa menciptakan hubungan yang juga baik antara kamu dengan klien. Lantas, bagaimana cara membalas email yang baik?
Daftar Isi
Ada beberapa hal penting yang perlu kamu perhatikan dalam cara membalas email yang baik berikut ini :
Sebelum mulai menulis balasan pada email tertentu, kamu harus baca emailnya terlebih dahulu dengan cermat. Pahami tujuan, permintaan, atau pertanyaan yang diajukan oleh si pengirim.
Bila perlu, baca beberapa kali untuk memastikan bahwa kamu sudah benar-benar memahami pesan yang disampaikan.
Ini bisa dikatakan sebagai langkah penting untuk memastikan bahwa kamu merespons dengan tepat dan tidak melewatkan detail yang paling penting.
Sebelum kamu menuliskan balasannya, pastikan untuk menentukan tujuan utama email yang akan dibalas tersebut. Apakah akan memberikan informasi lebih lanjut, memastikan tindak lanjut, atau hanya mengucapkan salam dan ucapan terimakasih saja?
Penting sekali menetapkan tujuan yang jelas agar bisa membantu kamu untuk mengarahkan pesan dengan tepat.
Sebagai contoh, jika tujuanmu untuk mengatur pertemuan berikutnya, pastikan sebelumnya kamu sudah mengkomunikasikan hal tersebut dengan jelas lewat balasan yang akan kamu kirim pada email tersebut.
Cara membalas email yang baik selanjutnya yaitu biasakan menggunakan kalimat salam pada saat memulai membuat email. Untuk kontak bisnis atau profesional, salam yang tepat seperti “Halo [Nama Pengirim]” atau “Dear [Nama Pengirim]” bisa dikatakan pilihan yang baik.
Namun, jika kamu sudah akrab dengan penerima, mungkin kamu bisa menggunakan salam yang lebih santai seperti menggunakan kalimat “Hai [Nama Pengirim]”. Pemilihan salam yang tepat tentu saja dapat menciptakan nuansa yang sesuai sejak awal berkomunikasi.
Menggunakan bahasa yang ramah akan membantu menjaga hubungan baik dengan penerima. Dalam menulis balasan, hindari menggunakan bahasa yang ambigu atau sulit dimengerti oleh si penerima.
Gunakanlah kalimat yang jelas dan langsung ke inti pembicaraan. Selain itu, tetaplah ramah dalam penggunaan kata-kata yang kamu utarakan, bahkan bila perlu harus menyampaikan informasi yang sulit atau penolakan sebagai upaya penegasan.
Pastikan selalu menjawab semua pertanyaan atau permintaan yang diajukan dalam email yang kamu terima. Jangan biarkan hal-hal penting terlewat atau tidak direspons sama sekali. Sebab bisa menimbulkan kebingungan atau ketidakpastian.
Jika email yang kamu terima mengandung beberapa pertanyaan, pastikan sudah merespons setiap pertanyaan secara terpisah untuk menghindari kebingungan yang akan menyebabkan informasi tidak tersampaikan dengan baik.
Bagi pesan kamu menjadi paragraf yang pendek dan mudah dibaca oleh si penerima. Pemformatan yang baik seperti penggunaan baris baru dan poin-poin akan membantu orang lain sebagai penerima email. Dengannya penerima bisa lebih mudah memahami isi pesan yang kamu kirim.
Paragraf yang pendek dan jelas membantu menjaga agar pesan kamu mudah dinavigasi dan lebih mudah dipahami.
Menyediakan informasi tambahan dengan jelas membantu memastikan bahwa penerima memiliki semua informasi yang mereka butuhkan.
Ketika memberikan informasi tambahan atau klarifikasi lebih lanjut, pastikan agar melakukannya dengan sangat jelas. Jangan membuat penerima harus menghubungi kamu lagi hanya sekadar meminta penjelasan lebih lanjut.
Cara membalas email yang baik selanjutnya yaitu tawarkan tindak lanjut. Jika email kamu memerlukan tindak lanjut dari penerima, berikan informasi yang jelas untuk melakukannya. Misalnya, jika kamu mengatur sebuah pertemuan, berikan opsi waktu dan tempat yang tersedia.
Dengan menyediakan opsi tindak lanjut pada email tersebut maka secara konkret dapat membantu memperlancar proses inti dari tujuan email dan menghindari kebingungan.
Penutup yang baik membantu mengakhiri email kamu dengan baik dan sopan. Gunakan kata-kata seperti “Salam hangat,” “Terima kasih,” atau “Dengan hormat” lalu diikuti dengan nama kamu. Penutup yang tepat memberikan kesan terakhir yang positif dalam komunikasi pada email yang kamu kirimkan.
Sebelum mengirimkan email kepada orang lain, penting sekali untuk memeriksa kembali tata bahasa, ejaan, dan konten keseluruhan dari email tersebut.
Pastikan email yang akan kamu kirim memberikan kesan yang baik dan profesional. Menjalankan pemeriksaan terakhir sebelum mengirim membantu menghindari kesalahan yang tidak perlu dan memastikan bahwa email kamu terlihat rapi, teratur dan tentunya profesional.
Selain panduan balas pesan email dengan baik, kamu juga bisa baca cara memperbaiki email lupa kata sandi yang sudah kita bahas sebelumnya!
Kamu juga harus tahu bagaimana cara berkomunikasi yang baik lewat email agar penerima email bisa lebih nyaman membacanya, berikut ini :
Subjek email yang menarik akan membantu pesan kamu lebih mudah dikenali dan dibaca oleh penerima sehingga akan terdorong untuk cepat membuka email yang kamu kirimkan tersebut.
Meskipun terkadang situasi yang mengharuskan untuk membuat email dengan cepat, tetap harus kamu hindari mengetik email dengan tergesa-gesa.
Karena pesan yang tidak terstruktur atau memiliki kesalahan bisa memberikan kesan yang buruk bagi kamu di mata orang lain yang menerima email kamu.
Jika email yang kamu kirimkan perlu mengirimkan lampiran, pastikan lampiran tersebut sangat relevan dan diperlukan sesuai dengan inti dari pesan pada email tersebut.
Satu hal yang cukup penting mengenai ukuran lampiran, jangan biarkan email kamu terlalu berat dengan lampiran yang tidak perlu. Bila memungkinkan lebih baik lakukan convert lampiran agar ukurannya menjadi lebih ringan.
Coba kenali gaya komunikasi penerima dan sesuaikan dengan level formalitas yang tepat. Terlalu formal atau terlalu santai dapat menyebabkan kebingungan apabila orang lain tidak terbiasa dengan gaya Bahasa yang tidak semestinya.
Idealnya kamu harus mengusahakan Ketika ada email balasan harus merespons email tersebut dalam waktu yang wajar. Ini menunjukkan rasa hormat terhadap penerima dan efisiensi dalam komunikasi.
Mengingat pentingnya email dalam dunia profesional dan pribadi, maka menguasai seni membalas email dengan baik adalah keterampilan yang berharga.
Dengan mengikuti panduan praktis seperti yang telah diajarkan di atas, maka kamu dapat meningkatkan kualitas komunikasi melalui email. Selain itu, hal ini juga bisa membantu membangun hubungan yang lebih baik dengan rekan kerja, mitra bisnis, atau dengan kontak lainnya dengan urusan yang berbeda-beda.
Berikut contoh email efektif sesuai dengan panduan di atas :
| Subject: Tindak Lanjut Pertemuan Halo [Nama Penerima], Terima kasih atas pertemuan kita tempo hari. Saya sangat menghargai waktu dan wawasan berharga yang Anda berikan tentang proyek baru yang akan dikerjakan beberapa saat kemudian. Mengenai diskusi tentang tahap implementasi, saya ingin mengonfirmasi bahwa tim teknis kami sudah mulai bekerja pada rencana tindak lanjut yang telah dibahas sebelumnya. Kami akan mengirimkan rinciannya dalam bentuk lampiran yang akan dikirimkan Bersamaan dengan email ini. Selain itu, saya ingin menawarkan opsi untuk pertemuan lanjutan pada minggu depan. Kami memiliki slot yang tersedia pada hari Senin dan Jumat pukul 10 pagi hingga pukul 3 sore. Mohon beri tahu saya pilihan hari dan waktu yang paling sesuai. Sekali lagi, terima kasih atas kerjasamanya. Saya sangat bersemangat untuk melihat proyek ini semakin berkembang. Salam hangat, [Nama Pengirim] |
Ya, itulah cara membalas email yang baik dan contoh balasan email yang bisa kamu praktekkan agar terjalin hubungan yang baik bersama klien!
WIGATOS.com | Memanfaatkan limit kredit di Akulaku dapat menjadi solusi praktis untuk memenuhi kebutuhan finansial… Read More
WIGATOS.com | Merubah jatuh tempo pembayaran dalam layanan finansial seperti Akulaku bisa menjadi pilihan yang… Read More
WIGATOS.com | Lazada Paylater adalah salah satu fitur yang ditawarkan oleh platform e-commerce Lazada untuk… Read More
WIGATOS.com | Bagaimana cara mengecek bantuan PNM Mekar? PNM Mekar adalah salah satu program bantuan… Read More
WIGATOS.com | Ketika menggunakan layanan finansial seperti Akulaku, mungkin akan ada saat-saat ketika kamu perlu… Read More
WIGATOS.com | Mengganti nomor di layanan perbankan digital seperti M Banking BCA bisa menjadi langkah… Read More