Cara Buat Faktur Pajak

Cara buat faktur pajak menjadi hal penting bagi setiap Pengusaha Kena Pajak (PKP) agar bisa menjalankan kewajiban perpajakan dengan benar. Faktur pajak tidak hanya berfungsi sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), tapi juga sebagai dokumen resmi untuk pelaporan pajak. Di tahun 2025 ini, sistem pembuatan faktur pajak semakin mudah berkat adanya aplikasi e-Faktur terbaru dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Banyak PKP yang masih bingung bagaimana langkah-langkah membuat faktur pajak elektronik sesuai aturan terbaru. Terlebih, perubahan sistem dan format e-Faktur versi 3.2 menuntut pengguna untuk lebih teliti agar faktur tidak ditolak saat pelaporan. Oleh karena itu, memahami panduan lengkap pembuatan faktur pajak adalah hal wajib bagi kamu yang berkecimpung di dunia bisnis.

Selain itu, faktur pajak juga memiliki peran penting untuk memastikan transaksi antar perusahaan berlangsung transparan dan bisa dipertanggungjawabkan secara hukum. Jika kamu salah input data atau melewatkan prosedur tertentu, faktur bisa dianggap tidak sah dan berpengaruh terhadap laporan SPT Masa PPN kamu.

Artikel ini akan membahas secara detail mulai dari pengertian faktur pajak, jenis-jenisnya, syarat pembuatan, hingga cara membuat faktur pajak elektronik (e-Faktur) terbaru tahun 2025. Panduan ini dibuat agar kamu bisa memahami langkah demi langkah dengan mudah dan menghindari kesalahan umum yang sering dilakukan wajib pajak.

Apa Itu Faktur Pajak?

Faktur pajak adalah bukti resmi yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai tanda bahwa mereka telah memungut Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas barang atau jasa yang dijual. Faktur ini menjadi dasar dalam menghitung dan melaporkan pajak ke Direktorat Jenderal Pajak.

Setiap kali kamu melakukan transaksi penjualan yang terkena PPN, kamu wajib membuat faktur pajak. Faktur ini juga berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk pembeli agar bisa melakukan pengkreditan pajak masukan pada laporan SPT Masa PPN.

Sejak diberlakukannya sistem e-Faktur oleh DJP, semua faktur pajak harus diterbitkan secara elektronik. Sistem ini dibuat agar data lebih akurat, terpantau, dan mudah diakses baik oleh wajib pajak maupun DJP.

Jenis-Jenis Faktur Pajak

Sebelum masuk ke cara pembuatannya, kamu perlu tahu bahwa faktur pajak terbagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan fungsinya, yaitu:

1. Faktur Pajak Keluaran

Faktur ini dibuat oleh PKP yang menjual barang atau jasa kena pajak. Artinya, kamu sebagai penjual wajib membuat faktur pajak keluaran ketika terjadi transaksi penjualan yang dikenai PPN.

2. Faktur Pajak Masukan

Faktur pajak masukan diterima oleh PKP yang membeli barang atau jasa kena pajak dari PKP lain. Faktur ini bisa digunakan untuk mengkreditkan PPN masukan terhadap PPN keluaran.

3. Faktur Pajak Pengganti

Jika faktur pajak yang sudah diterbitkan ternyata salah (misalnya kesalahan nama pembeli atau nilai transaksi), kamu bisa menerbitkan faktur pajak pengganti dengan nomor yang sama tetapi statusnya berbeda.

4. Faktur Pajak Batal

Faktur pajak batal diterbitkan jika transaksi dibatalkan setelah faktur pajak dibuat. Biasanya ini dilakukan karena pembatalan pesanan atau pengembalian barang.

Syarat Pembuatan Faktur Pajak

Agar faktur pajak dianggap sah dan valid di mata DJP, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi. Berikut di antaranya:

• Penerbit faktur pajak harus terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).
• Faktur pajak wajib dibuat dalam bentuk elektronik melalui aplikasi e-Faktur DJP.
• Faktur harus memiliki nomor seri faktur pajak (NSFP) yang diterbitkan oleh DJP.
• Data transaksi harus lengkap, termasuk nama pembeli, NPWP, alamat, serta nilai PPN yang dipungut.
• Faktur pajak harus diterbitkan paling lambat saat penyerahan barang atau jasa, atau saat pembayaran diterima.

Cara Buat Faktur Pajak Elektronik (e-Faktur)

Berikut langkah-langkah paling baru dan mudah untuk membuat faktur pajak elektronik menggunakan sistem e-Faktur versi terbaru tahun 2025:

1. Unduh dan Instal Aplikasi e-Faktur

Kamu perlu mengunduh aplikasi e-Faktur versi terbaru (saat ini versi 3.2) dari situs resmi DJP e-Faktur. Pastikan kamu mengunduh versi yang sesuai dengan sistem operasi (Windows, Mac, atau Linux).

2. Aktivasi Sertifikat Elektronik

Sebelum login ke aplikasi e-Faktur, kamu wajib menginstal sertifikat elektronik yang diperoleh dari DJP. Sertifikat ini digunakan sebagai identitas digital untuk mengakses sistem dan menjamin keamanan data transaksi.

3. Login ke Aplikasi e-Faktur

Setelah instalasi selesai, buka aplikasi e-Faktur dan login menggunakan NPWP, password, serta sertifikat elektronik yang sudah aktif. Jika pertama kali login, sistem akan meminta aktivasi akun PKP kamu.

4. Input Data Penjualan

Pilih menu Faktur kemudian klik Tambah Faktur. Masukkan data penjualan secara lengkap seperti:

• Nama dan NPWP pembeli
• Nomor seri faktur pajak (NSFP)
• Tanggal faktur
• Jenis barang atau jasa
• Harga jual dan tarif PPN (biasanya 11%)

Pastikan semua data sudah benar sebelum lanjut ke langkah berikutnya.

5. Cek dan Validasi Faktur

Setelah data dimasukkan, lakukan validasi dengan mengklik tombol Validasi agar sistem memeriksa kelengkapan dan kesesuaian format faktur. Jika ada kesalahan input, e-Faktur akan memberikan notifikasi untuk diperbaiki.

6. Upload Faktur ke DJP

Jika faktur sudah valid, klik Upload untuk mengirimnya ke server DJP. Setelah berhasil diunggah, status faktur akan berubah menjadi “Approval Sukses”. Artinya faktur pajak kamu sudah resmi terdaftar di sistem DJP.

7. Cetak Faktur Pajak

Kamu bisa mencetak faktur pajak elektronik sebagai dokumen fisik untuk diserahkan ke pembeli. Namun, versi PDF atau file elektronik tetap menjadi versi utama yang diakui DJP.

Contoh Format Faktur Pajak Elektronik

Berikut contoh sederhana format faktur pajak elektronik:

Faktur Pajak
Nomor Seri: 010.000-23.12345678
Tanggal: 14 Oktober 2025
Penjual: PT Maju Jaya (NPWP: 01.234.567.8-999.000)
Pembeli: PT Sukses Makmur (NPWP: 02.345.678.9-888.000)
Nama Barang: Peralatan Kantor
Jumlah: Rp 10.000.000
PPN (11%): Rp 1.100.000
Total: Rp 11.100.000

Kesalahan Umum Saat Membuat Faktur Pajak

Banyak PKP yang sering melakukan kesalahan kecil tapi fatal dalam membuat faktur pajak. Berikut beberapa kesalahan yang sebaiknya kamu hindari:

• Salah input NPWP atau nama pembeli.
• Tidak menggunakan NSFP yang benar.
• Melewatkan batas waktu penerbitan faktur pajak.
• Membuat faktur pajak manual, bukan elektronik.
• Tidak memvalidasi data sebelum upload ke DJP.

Tips Membuat Faktur Pajak yang Benar dan Efisien

Agar pembuatan faktur pajak berjalan lancar, kamu bisa mengikuti beberapa tips berikut:

1. Gunakan aplikasi resmi dari DJP — Hindari menggunakan aplikasi pihak ketiga yang tidak resmi karena bisa berisiko pada keamanan data.
2. Buat jadwal penerbitan faktur — Buat faktur pajak tepat waktu, jangan menunggu sampai akhir bulan agar tidak menumpuk.
3. Simpan arsip digital — Selalu simpan salinan faktur dalam format elektronik (PDF/XML) untuk keperluan audit.
4. Gunakan fitur auto-fill — Di e-Faktur versi terbaru, kamu bisa mengimpor data dari file CSV agar lebih cepat.
5. Rutin perbarui aplikasi — Pastikan versi e-Faktur kamu selalu terbaru agar tidak terjadi error atau kendala koneksi ke DJP.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apakah semua pengusaha wajib membuat faktur pajak?

Tidak semua. Hanya pengusaha yang sudah dikukuhkan sebagai PKP yang wajib membuat faktur pajak setiap kali melakukan penyerahan barang atau jasa kena pajak.

2. Bagaimana jika salah membuat faktur pajak?

Kamu bisa membuat faktur pajak pengganti dengan data yang benar. Namun, faktur asli tetap harus disimpan sebagai arsip.

3. Apakah faktur pajak bisa dibuat manual?

Tidak bisa lagi. Sejak diberlakukannya sistem e-Faktur, semua faktur pajak harus dibuat dan dilaporkan secara elektronik melalui sistem DJP.

4. Kapan batas waktu penerbitan faktur pajak?

Faktur pajak harus diterbitkan paling lambat saat penyerahan barang/jasa atau saat pembayaran diterima, tergantung mana yang terjadi lebih dahulu.

Penutup

Itulah panduan lengkap tentang cara buat faktur pajak terbaru di tahun 2025. Dengan memahami langkah-langkah di atas, kamu bisa menghindari kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan faktur dan memastikan seluruh proses perpajakan bisnismu berjalan lancar.

Pastikan kamu selalu menggunakan aplikasi e-Faktur resmi dari DJP, memasukkan data dengan benar, serta menerbitkan faktur tepat waktu. Dengan begitu, bisnis kamu akan lebih tertib administrasi dan siap menghadapi kewajiban pajak dengan mudah.

Ingat, ketelitian adalah kunci utama dalam membuat faktur pajak. Jika kamu ragu, jangan segan untuk berkonsultasi dengan konsultan pajak profesional agar semua proses berjalan sesuai aturan yang berlaku.