Kamu pasti pernah mengirim email penting dan bertanya-tanya apakah pesanmu sudah dibaca penerima atau belum. Nah, mengetahui cara mengetahui email sudah dibaca bisa sangat membantu, terutama untuk urusan pekerjaan atau komunikasi bisnis. Artikel ini akan membahas cara paling efektif untuk memastikan email yang kamu kirim tidak hanya terkirim, tapi juga dibaca penerima.
Email merupakan salah satu media komunikasi digital yang masih banyak digunakan, baik untuk kepentingan pribadi maupun profesional. Namun, berbeda dengan pesan instan seperti WhatsApp atau Telegram, email tidak selalu memberi tanda jelas kapan pesan dibuka. Oleh karena itu, kita membutuhkan beberapa trik dan tools khusus untuk mendapatkan informasi ini.
Selain penting untuk pekerjaan, mengetahui apakah email sudah dibaca juga berguna agar kamu bisa menindaklanjuti pesan yang belum direspon. Misalnya, mengingatkan klien, mengirim follow-up, atau memastikan dokumen penting sampai pada orang yang tepat. Dengan memahami teknik ini, komunikasi kamu jadi lebih efektif.
Pada artikel ini, kamu akan mendapatkan panduan lengkap, mulai dari metode bawaan email, penggunaan fitur baca tanda (read receipt), hingga tools pihak ketiga yang bisa memudahkan kamu memonitor email. Semua cara yang dijelaskan di sini bersifat up-to-date dan masih relevan untuk tahun 2025.
Daftar Isi
Banyak layanan email menyediakan fitur baca tanda, atau read receipt, yang memungkinkan kamu mengetahui kapan penerima membuka emailmu. Cara ini cukup mudah digunakan, tapi ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan:
Gmail memiliki fitur baca tanda, tapi hanya tersedia untuk akun Gmail bisnis atau akun Google Workspace. Berikut langkah-langkahnya:
Perlu dicatat, penerima bisa menolak mengirim tanda terima. Jadi fitur ini tidak selalu 100% akurat, tapi tetap membantu sebagai indikasi.
Outlook memiliki fitur read receipt dan delivery receipt. Berikut cara menggunakannya:
Fitur ini cukup handal, terutama untuk komunikasi bisnis, tapi sama seperti Gmail, penerima bisa menolak mengirim notifikasi.
Selain fitur bawaan, ada berbagai tools pihak ketiga yang bisa membantu kamu mengetahui email sudah dibaca. Tools ini biasanya memberikan data lebih lengkap, termasuk waktu dibuka, lokasi, dan perangkat penerima. Berikut beberapa rekomendasi:
Mailtrack adalah ekstensi untuk Gmail yang populer untuk memantau email. Cara kerjanya:
Kelebihan Mailtrack adalah mudah digunakan dan memberikan notifikasi real-time. Namun, versi gratis memiliki watermark pada tanda centang.
Yesware lebih fokus pada pengguna bisnis dan profesional. Tools ini menyediakan pelacakan email, template, dan laporan aktivitas penerima. Cara pakainya:
Yesware cocok untuk tim sales atau marketing karena memberikan analisis mendalam, tapi merupakan layanan berbayar.
HubSpot juga menyediakan fitur tracking email gratis untuk akun Gmail dan Outlook. Fitur ini memungkinkan kamu:
Selain tracking, HubSpot juga menawarkan CRM gratis yang memudahkan pengelolaan email dan kontak bisnis.
Selain fitur resmi dan tools pihak ketiga, ada beberapa trik alternatif untuk memastikan email dibaca, terutama ketika fitur read receipt tidak tersedia:
Kamu bisa menulis email dengan permintaan sopan agar penerima membalas sebagai tanda sudah membaca, misalnya:
“Jika kamu sudah membaca email ini, mohon balas singkat ‘terima kasih’ agar saya tahu email ini diterima.”
Cara ini sederhana tapi efektif, terutama untuk komunikasi santai atau personal.
Kamu bisa memasukkan link khusus dalam email yang bisa memonitor klik. Beberapa tools seperti Bitly atau UTM tracking dari Google Analytics dapat membantu. Cara kerjanya:
Metode ini lebih cocok untuk email promosi atau newsletter, karena tidak invasif dan mudah diterapkan.
Beberapa layanan cloud atau dokumen online seperti Google Docs, Dropbox, atau OneDrive memungkinkan kamu melihat siapa yang membuka dokumen. Jika email berisi lampiran melalui layanan ini, kamu bisa mengetahui apakah penerima membuka dokumen tersebut.
Mengetahui email dibaca memang penting, tapi yang lebih krusial adalah memastikan emailmu dibuka. Berikut beberapa tips agar email lebih efektif:
Subjek email harus singkat, jelas, dan relevan. Contoh:
Penerima cenderung membuka email yang mudah dibaca. Gunakan paragraf pendek, bullet points, dan bahasa sopan namun to the point.
Email yang dikirim di jam sibuk cenderung terabaikan. Riset menunjukkan, jam 10 pagi hingga 11 siang atau jam 2 hingga 3 sore adalah waktu optimal untuk email dibaca.
Jika email belum dibalas, lakukan follow-up setelah 2-3 hari. Hindari mengirim terlalu sering agar tidak dianggap spam.
Sebelum memutuskan metode yang tepat, ada baiknya memahami kelebihan dan kekurangannya:
Mengetahui apakah email sudah dibaca bukan lagi hal yang mustahil. Kamu bisa menggunakan fitur read receipt dari Gmail atau Outlook, memanfaatkan tools pihak ketiga seperti Mailtrack, Yesware, atau HubSpot, atau mempraktikkan metode alternatif seperti meminta konfirmasi balasan, link pelacakan, atau pelacakan lampiran.
Yang paling penting, pastikan email yang kamu kirim memiliki subjek jelas, isi ringkas, dan dikirim pada waktu yang tepat agar lebih mungkin dibaca. Dengan kombinasi metode yang tepat, komunikasi melalui email menjadi lebih efektif dan profesional.
Mulai dari sekarang, coba terapkan cara-cara di atas untuk memastikan email kamu tidak hanya terkirim, tapi juga benar-benar dibaca oleh penerima.
Mie Gacoan adalah salah satu restoran mie pedas yang sangat populer. Karena kepopulerannya itu, banyak… Read More
Kamu pernah merasa koneksi internet Smartfren tiba-tiba jadi lemot padahal masih masa aktif? Tenang, itu… Read More
Cara cek saldo Mandiri kini semakin mudah dilakukan karena Bank Mandiri terus memperbarui sistem digitalnya… Read More
Kamu sedang mencari panduan lengkap tentang Cara Top Up DANA? Tenang, di artikel ini kamu… Read More
Gimana sih cara cari nomor telepon? Sebenarnya, nomor telepon itu sangat penting karena menjadi sarana… Read More